Polityka bezpieczeństwa informacji w call center. O czym trzeba pamiętać?

16 lutego 2023

Wprowadzenie przepisów związanych z RODO mocno zmieniło podejście firm do kwestii bezpieczeństwa informacji. Nowe regulacje nie tylko wymusiły przygotowanie specjalnych dokumentów, ale też sprawiły, że faktycznie zwraca się na nie uwagę. Jednym z najważniejszych jest polityka bezpieczeństwa informacji w call center. Co właściwie oznacza ten termin i jakie elementy powinny się na nią składać?

Czym jest polityka bezpieczeństwa informacji w firmie?

Telemarketing a RODO to skomplikowane zagadnienie. Pracę nad nim należy jednak rozpocząć właśnie od przygotowania polityki bezpieczeństwa w firmie. To specjalny, wewnętrzny dokument, który powinien funkcjonować w każdej firmie. Jest podstawą wszelkich działań, które mają związek z zabezpieczaniem danych osobowych klientów.

Polityka bezpieczeństwa informacji powinna być sformułowana tak, by dostarczać pracownikom praktycznych rozwiązań. Mają one pomagać przy pracy z danymi osobowymi klientów. Dlatego ten dokument musi być spisany w jasny i czytelny sposób.

W każdej firmie polityka bezpieczeństwa informacji powinna być przygotowywana od podstaw. Jej założenia będą się różnić w zależności od branży czy wielkości przedsiębiorstwa.

Jakie elementy powinna zawierać polityka bezpieczeństwa informacji w call center?

Call center to szczególny rodzaj biznesu, w którym operowanie danymi osobowymi klientów odbywa się niemal bez przerwy. Co więcej, takie firmy czerpią korzyści z archiwizowania danych osobowych. To pozwala im lepiej sformułować profil klientów. W związku z tym polityka bezpieczeństwa informacji w call center powinna zawierać elementy związane z kilkoma ważnymi zagadnieniami.

Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

Regulacje, które dotyczą upoważnień do przetwarzania danych osobowych, to kluczowa sprawa. W polityce bezpieczeństwa informacji powinny znaleźć się wytyczne co do tego, kto i komu może nadać takie uprawnienia. Oprócz tego prawidłowo przygotowany dokument będzie zawierać listę upoważnionych pracowników.

Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych

W rejestrze czynności przetwarzania danych powinny znaleźć się dane ich administratora. Ten element polityki bezpieczeństwa informacji określa też cele przetwarzania danych. Powinien zawierać opis kategorii osób, których dane się przetwarza, jak również odbiorców, którym te dane zostały przekazane. W tym miejscu znajdują się także informacje o planowanym terminie usunięcia danych z bazy.

Naruszenia danych osobowych

W pracy z danymi osobowymi mogą pojawić się ich naruszenia. Dokumenty powinny precyzować zasady zgłaszania takich sytuacji oraz tego, jak należy zachować się w podobnych przypadkach.

Zabezpieczenie danych osobowych

W tym miejscu polityka bezpieczeństwa informacji określa środki ochrony danych. To zarówno zabezpieczenia systemów informatycznych, jak i informacje o ochronie pomieszczeń, w których są przetwarzane dane osobowe. W przypadku call center będzie to zabezpieczenie niemal wszystkich wnętrz w firmie.